Objectif du poste : Le/la charge(e) de la logistique et achats est a pour mission dapporter une assistance operationnelle au personnel dIpas et aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux impliques dans la realisation de la mission de Ipas en RDC. Cet appui consiste a organiser la logistique necessaire pour chacune des activites de Ipas et partenaires, a Kinshasa et en province. Il/ elle veille au strict respect des procedures en matiere dachat. Il/elle coordonne les processus de selection des fournisseurs, lelaboration des cahiers de charge, la contractualisation, la documentation, levaluation et validation des services. Il/Elle sassure quun systeme de documentation et archivage central des documents relatifs aux procedures logistiques et dachats, est effectivement operationnel au sein du bureau Ipas. Il/elle gere les depots des commodites et consommables et assure les commandes, reception et lapprovisionnement des formations sanitaires et pharmacies en collaboration avec le conseiller sante et le charge de suivi et evaluation et sassure de la securite et du fonctionnement des equipements informatiques de lorganisation. Resume des responsabilites Leadership organisationnel et strategie Collabore avec les autres equipes dIpas RDC a qui il/elle apporte des conseils techniques en ce qui concerne les SOPs et les politiques dachat, d’approvisionnement et de gestion logistique. Gestion financiere et gestion des risques Travaille sous la supervision du Senior Finance and Operations Advisor et collabore avec toutes les unites du bureau-Pays y compris le programme et ladministration pour assurer une gestion appropriee des achats et approvisionnements Volet technique ou fonctionnel du poste Organiser et participer aux comites dachat de Ipas RDC et en assurer le secretariat ; Collaboration avec des fournisseurs et dautres vendeurs exterieurs en vue de planifier et de realiser des evenements en dehors de nos centres ; Veiller a ce que la base de donnees des fournisseurs approuves par IPAS RDC soit regulierement mise a jour sur la base des informations fournies en retour sur les performances des fournisseurs ; Assurer la redaction des contrats dachat des biens et services et les soumettre pour validation ; Surveiller les contrats des fournisseurs et initier le renouvellement ou le changement avant les dates d’expiration ; Organisation des modalites de deplacements pour le personnel dIpas, traitement des notes de frais, soumission de documentation pour examen ; Assurer les achats administratifs de biens et services en tenant a jour le tracker des achats dans lesprit et selon le manuel des achats de Ipas RDC et/ou autres exigences des bailleurs ; Appuyer lorganisation des activites externes et internes (seminaires, ateliers, conference) notamment les achats lies aux services de restauration, location salle de conference et dhebergements en conformite avec les procedures logistiques ; Assurer la gestion des stocks de commodites et consommables, la commande, reception, distribution et suivi de conditionnement au dernier kilometre, Assurer lapprovisionnement, la supervision et la gestion des stocks en equipements medicaux ; non medicaux, commodites et consommables, ainsi que les inventaires en conformite avec les procedures prescrites ; Maintenir le registre des biens de valeur et sassurer que linventaire des immobilisations est mis a jour en conformite avec les procedures de Ipas et/ou des exigences des bailleurs au besoin ; Participer a la negociation des termes et conditions pour letablissement des contrats cadres de biens et services dans le cadre des activites de Ipas ; Conduire les processus de transfert des materiels et biens en provinces ou a letranger selon le cas. Organiser le partage dexperience et lecons apprises avec le personnel Ipas et partenaires sur le secteur de logistique particulierement le maintien de la chaine dapprovisionnement des sites appuyes par Ipas, Renforcer les capacites operationnelles des partenaires dimplementation de lorganisation Sassurer de la securite du staff de lorganisation et appliquer les normes securitaires les plus a jour et maintenir le contact avec les clusters de securite. Sassurer de la fonctionnalite et de la securite des equipements informatiques de lorganisation. Assurer le suivi des travaux de construction et de rehabilitation. Mobilisation des ressources Fournir les informations relatives aux besoins en commodites et consommables a lequipe de planification et mobilisation de ressources Exigences du poste Diplome universitaire ou equivalent en Sciences sociales ou de gestion ou tout autre domaine connexe ; 3 a 5 ans dexperience en assistance logistique de preference au sein dune ONG internationale Excellentes capacites de communication interpersonnelles et attention aux details Excellentes competences organisationnelles Dynamique, plein de ressources et proactifs Bonne collaboration avec les autres et aptitude a travailler dans un environnement multiculturel Capacite a coordonner plusieurs taches simultanement et a respecter les delais Maitrise du francais ecrit et parle et parlant anglais Excellentes competences en informatique et specialiste de Microsoft Office Suite Doit etre competent dans la comprehension des procedures logistiques, dachat et dapprovisionnement au sein du systeme de sante, Connaissances de la logistique medicale, plus specifiquement Experience dans la planification et la gestion logistique des organisations, Education Licence ou Master dans les sciences sociales et de gestion, Formation en gestion logistique est un atout, Environnement de travail Capacite de voyager jusqu’a 20 % au niveau national (avec des voyages regionaux ou mondiaux occasionnels, le cas echeant) Ipas s’engage fermement a fournir un environnement de travail exempt de toute forme de harcelement, de discrimination et d’inegalite.Nous recrutons, employons, formons, promouvons et remunerons notre personnel sans tenir compte de la race, de l’age, du sexe, de la religion, de l’origine nationale, de la couleur, de la croyance, de l’ascendance, de la citoyennete, de l’etat civil, du statut de veteran, du service militaire, du handicap, des informations genetiques, de l’identite sexuelle, de l’expression sexuelle, du statut de transsexuel, de l’orientation sexuelle ou de toute autre caracteristique personnelle protegee par la loi ou definie par la politique d’Ipas. Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts. Ipas works globally to improve access to safe abortion and contraception so that every woman and girl can determine her own future. Across Africa, Asia and Latin America, we work with partners to make safe abortion and contraception widely available, to connect women with vital information so they can access safe services, and to advocate for safe, legal abortion. We believe in a world where every woman and girl has the right and ability to determine her own sexuality and reproductive health.