About Ipas

Ipas is part of the United Nations system, working to promote international cooperation and address global challenges. As a UN entity, it contributes to the organization’s mission of maintaining international peace and security, developing friendly relations among nations, and promoting international cooperation in solving international problems and encouraging respect for human rights.

Job Summary

This position offers an opportunity to contribute to administrative management within Ipas’s important work in international cooperation and sustainable development. Working in Mozambique, you will collaborate with international colleagues and partners to address global challenges and promote sustainable development. This role provides an excellent opportunity for professional growth while making a meaningful contribution to international cooperation and global peace and security.

Full Job Description

CONTEXTO Ipas Mocambique e uma organizacao nao-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Mocambique desde 2018, com sede em Maputo e escritorios provinciais em Nampula, Zambezia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministerio da Saude actividades de promocao, melhoria e prestacao dos servicos de Saude Sexual e Reprodutiva, Servicos Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepcao e Violencia Baseada no Genero (VBG). Cria condicoes para a oferta de servicos de saude sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos servicos, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saude na oferta de servicos. O Ipas Mocambique esta a procura de um(a) Assistente Administrativo e Logistico para Cabo Delgado. Este profissional sera responsavel por transportar colaboradores e visitantes da organizacao com seguranca, respeitando as normas de conducao e procedimentos internos, bem como prestar assistencia administrativa, incluindo o processamento de facturas e a coordenacao de reunioes e conferencias. Alem disso, devera assegurar a gestao eficiente de equipamento. DEVERES E RESPONSABILIDADES Baseado(a) nos escritorios do Ipas Mocambique em Cabo Delgado, sob supervisao do(a) Lider de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logistico, ira desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional: SECRETARIADO: Tramitar correspondencia, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondencia, cumprindo os procedimentos estabelecidos; Fazer o atendimento de usuarios e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento; Dar suporte na programacao, organizacao, realizacao e documentacao de eventos e reunioes de trabalho. SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT: Acompanhar todo o processo de aquisicao de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisicao, ate o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificacoes e providenciar a devolucao do material fora das especificacoes. Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuicao e reposicao, sempre que necessario; Controlar execucao de servicos gerais (agua, energia, comunicacao, limpeza, transporte, seguranca); Fazer a gestao de frota, incluindo o registo de servicos de taxi e gestao de combustivel, Gestao de contratos com fornecedores de bens e servicos. SUPORTE A AREA DE CONTABILIDADE E FINANCAS: Apoiar o pagamento das obrigacoes fiscais referentes aos escritorios; Apoiar na gestao diaria das requisicoes para o uso e fecho do Petty Cash; Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliacao da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessario; Organizar os processos contabilisticos e submeter para o pagamento. TRANSPORTE Transportar os trabalhadores do pais e visitantes, garantindo a seguranca; Manter o veiculo limpo e em bom estado de conservacao, efetuar pequenos trabalhos de manutencao preventiva; Registar todas as viagens no diario de bordo do veiculo; Respeitar as orientacoes e indicacoes para a manutencao do veiculo. COMPETENCIAS E EXPERIENCIA REQUERIDA Nivel medio em Administracao ou outras areas afins; Possuir carta de conducao profissional valida; Reconhecida experiencia de trabalho, pelo menos 2 anos na area de assistencia administrativa (gestao de materiais incluindo patrimonio, contabilidade e financas, e gestao de transporte) e conducao de veiculos como motorista profissional; Experiencia comprovada na utilizacao do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint); Habilidades organizacionais e de producao de relatorios, sinteses e actas de encontros; Fluencia na lingua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos basicos de lingua inglesa e uma vantagem; Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciencia e sensibilidade na gestao de ambientes multiculturais; Possuir competencias basicas de manutencao do veiculo; Conhecer as regras de conducao e habilidades necessarias para fazer viagens longas; Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos; e Ser residente da provincia de Cabo Delgado, e uma vantagem. Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts. Ipas works globally to improve access to safe abortion and contraception so that every woman and girl can determine her own future. Across Africa, Asia and Latin America, we work with partners to make safe abortion and contraception widely available, to connect women with vital information so they can access safe services, and to advocate for safe, legal abortion. We believe in a world where every woman and girl has the right and ability to determine her own sexuality and reproductive health.

Key Details

Job Title: Administrative Logistic Assistant
Grade: N/A
Location: Mz, Mozambique
Department: Ipas
Contract Type: Professional Staff
Estimated Salary Range:$63,000 – $108,000 USD annually

Qualifications

Not specified in the official posting

Skills

Not specified in the official posting

Benefits

Competitive compensation package
Professional development opportunities
Comprehensive health and wellness benefits
Inclusive and collaborative work environment

How to Apply

Applications must be submitted through the official UN careers portal. Female candidates and candidates from underrepresented groups are strongly encouraged to apply.

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Administrative Logistic Assistant at Ipas – Mozambique