OBJECTIVE OF THE OFFICE/DEPARTMENT

This is a requisition for employment at the Pan American Health Organization (PAHO)/Regional Office of the World Health Organization (WHO)

Contractual Agreement:

Job Posting:

Closing Date:

Primary Location:

Organization:

Schedule:

PURPOSE OF CONSULTANCY

DESCRIPTION OF DUTIES:

1. Objetivo y Contexto:

Contexto:

La Organizacion Panamericana de la Salud / Organizacion Mundial de la Salud (OPS/OMS) brinda cooperacion tecnica al Estado Peruano para fortalecer la gestion integral de los sistemas de salud, incluyendo los procesos de planificacion, adquisicion y provision de medicamentos, vacunas y otros insumos esenciales. En este marco, el Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas y el Fondo Rotatorio Regional para Suministros Estrategicos de Salud Publica (Fondo Estrategico) constituyen mecanismos regionales solidarios que facilitan el acceso oportuno a suministros de calidad. En el Peru, el uso eficiente de estos Fondos requiere no solo una gestion logistica y regulatoria adecuada, sino tambien una gestion eficaz de la informacion, que permita el seguimiento oportuno, la trazabilidad y el analisis para la toma de decisiones. Para ello, se requiere una gestion tecnica y operativa rigurosa del ciclo de los suministros, asi como una coordinacion fluida entre la Oficina de Pais de la OPS/OMS, la Sede Regional y las contrapartes nacionales. En este contexto, la OPS/OMS en el Peru requiere una consultoria nacional que brinde soporte tecnico especializado para fortalecer la gestion de suministros adquiridos a traves de ambos Fondos, en articulacion con las areas tecnicas, administrativas y el departamento de Gestion de la Informacion y la Tecnologia (IMT).

Objetivo General:

Brindar asistencia tecnica a las contrapartes nacionales para fortalecer la gestion de suministros de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias (incluyendo otros insumos estrategicos), mejorando la disponibilidad y el acceso equitativo y oportuno, y contribuyendo al fortalecimiento de capacidades institucionales y regulatorias del pais, en alineacion con los lineamientos OPS/OMS, el Plan Estrategico y las iniciativas regionales vigentes.

O bjetivos Especificos:

1. Apoyar acciones para mejorar la disponibilidad y el acceso a medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias en el marco de las prioridades nacionales.

2. Fortalecer los procesos de planificacion, consolidacion de demanda y seguimiento del suministro de insumos estrategicos de salud publica, contribuyendo a la continuidad del abastecimiento.

3. Apoyar el fortalecimiento de capacidades de la Autoridad Reguladora Nacional y/o instancias rectoras relacionadas con medicamentos y tecnologias sanitarias.

4. Fortalecer la articulacion tecnica con los mecanismos regionales de la OPS (Fondo Estrategico y Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas) y otros mecanismos relevantes para compras estrategicas, analisis de necesidades y gestion de informacion.

Funciones y responsabilidades:

Bajo la supervision de primer nivel del Asesor en Sistemas y Servicios de Salud y en estrecha colaboracion, con otros Asesores (de Inmunizaciones, de Enfermedades no Transmisibles y Salud Mental, de Enfermedades Transmisibles y de Emergencias) y la Administracion ; y bajo la supervision de segundo nivel del Representante de la OPS/OMS (PWR) en el pais, el/la Consultor/a Nacional brindara apoyo para facilitar la asistencia tecnica en los procesos operativos relacionados con la gestion del Fondo Estrategico y del Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas, orientados a la gestion de suministros de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias. Sus actividades incluyen, pero no se limitan a:

A. Gestion operativa del ciclo de pedidos, abastecimiento y monitoreo

a) Dar seguimiento a los pedidos (requisicion, cotizacion, compra, produccion/preparacion, embarque, arribo, recepcion y cierre) de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias adquiridos a traves del Fondo Estrategico y del Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas, en coordinacion con la Unidad de Compras y los/las responsables de los Fondos en OPS/OMS Peru. b) Brindar apoyo a la identificacion de necesidades, programacion y planificacion de la demanda de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias, incluida la modelacion cuando corresponda, en coordinacion con las areas tecnicas y administrativas pertinentes (OPS/OMS y contrapartes nacionales).

c) Elaborar y mantener reportes periodicos e informacion consolidada sobre el estado de pedidos, embarques, procesos de nacionalizacion (cuando aplique) y entregas, incluyendo alertas tempranas, notas informativas, productos analiticos y recomendaciones tecnicas para la toma de decisiones, en coordinacion con IMT cuando corresponda.

B. Articulacion tecnica con mecanismos regionales y contrapartes nacionales

d) Actuar como enlace tecnico-administrativo entre la Oficina de Pais, la Sede Regional de los mecanismos regionales (Fondo Estrategico y Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas) y las contrapartes nacionales, facilitando la coordinacion, el flujo oportuno de informacion y la comprension de procesos, responsabilidades, plazos y entregables asociados a los pedidos.

e) Brindar orientacion operativa a las areas tecnicas y administrativas de la Oficina de Pais sobre procedimientos, lineamientos y disposiciones que rigen los Fondos, asi como sobre normas internas relacionadas con seguimiento, trazabilidad documental y comunicacion de procesos.

f) Gestionar la trazabilidad documental de embarques (factura, lista de empaque, documentos de transporte, certificados, autorizaciones y otros), utilizando los sistemas/plataformas institucionales para el registro y monitoreo, y manteniendo comunicacion efectiva con la Sede Regional, contrapartes nacionales y operadores logisticos.

g) Mantener conocimiento actualizado y aplicar la normativa nacional pertinente para importacion, nacionalizacion y liberacion de insumos de salud (requisitos regulatorios, aduaneros y tributarios), asi como disposiciones del CENARES y otras entidades, a fin de anticipar requisitos y prevenir observaciones y demoras.

h) Analizar incidencias tecnicas, logisticas, regulatorias y documentarias (causas inmediatas y causa raiz), evaluar impactos y tendencias, y proponer/monitorear acciones correctivas y preventivas para destrabar nudos criticos, en coordinacion con los actores pertinentes.

i) Dar seguimiento a procesos de donacion de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias, asegurando la coordinacion interinstitucional y la trazabilidad documental.

C. Gestion de informacion y coordinacion con IMT (sin desarrollo de sistemas) .

j) Gestionar la informacion relacionada con pedidos, embarques y seguimiento logistico, promoviendo el uso adecuado de los sistemas y plataformas institucionales y asegurando la articulacion con IMT.

k) Asegurar la calidad, completitud, consistencia y oportunidad de la informacion registrada en los sistemas institucionales, de acuerdo con los lineamientos definidos por IMT.

l) Apoyar la identificacion de brechas de informacion, problemas de calidad de datos o necesidades de mejora en los procesos de registro, reporte y visualizacion.

m) Utilizar la informacion disponible en los sistemas institucionales para generar analisis operativos, alertas tempranas y reportes para la toma de decisiones, sin desarrollar ni administrar sistemas.

n) Realizar otras funciones afines asignadas por la supervision.

2. Periodo de Contrato y Productos por Entregar :

Producto N. 1: Informe de seguimiento del ciclo de pedidos, embarques y entregas Descripcion: Documento que consolida, de manera periodica (p. ej., mensual o segun cronograma acordado con la supervision), el estado del ciclo de pedidos y entregas de medicamentos, vacunas y tecnologias sanitarias adquiridos a traves del Fondo Rotatorio para el Acceso a Vacunas y el Fondo Estrategico, con base en informacion registrada y validada en los sistemas institucionales. Incluye alertas tempranas y recomendaciones para la toma de decisiones.

Contenido minimo:

Estado por pedido y por producto.

Proximos hitos y fechas clave.

Responsables por etapa.

Identificacion de riesgos y alertas tempranas.

Recomendaciones tecnicas para la toma de decisiones.

Producto N. 2: Informe tecnico sobre el soporte brindado a la planificacion de la demanda del Fondo Rotatorio y del Fondo Estrategico. Descripcion: Revision y validacion tecnica de la informacion, el seguimiento a la ejecucion del plan demanda generado por la plataforma del Fondo Rotatorio y la consolidacion tecnica de informacion para el Fondo Estrategico.

Contenido minimo:

Validacion de las solicitudes de medicamentos o equipos con la lista disponible en el fondo estrategico.

Seguimiento en la plataforma del proceso de compras de las vacunas solicitadas a traves de la plataforma de la demanda de la vacuna.

Documentacion de ajustes y validaciones

Producto N. 3 : Informe de incidencias y plan de accion de seguimiento. Descripcion: Registro consolidado (p. ej., en matriz/bitacora) de incidencias tecnicas, logisticas, regulatorias y documentarias identificadas a lo largo del ciclo de pedidos y entregas, con analisis y seguimiento. Incluye un plan de accion con responsables, plazos y estado de avance, y se actualiza de forma continua durante la consultoria o segun la periodicidad acordada con la supervision. Contenido minimo:

Descripcion de la incidencia.

Analisis de causa raiz.

• Impacto y nivel de riesgo. Acciones correctivas y preventivas. Responsables, fechas de compromiso y estado de avance. Verificacion de cierre. Producto N. 4: Informe de trazabilidad y expediente documentario por embarque. Descripcion: Expedientes documentarios completos y trazables por cada embarque, organizados, controlados por version y registrados en los sistemas/plataformas institucionales correspondientes, asegurando su disponibilidad para seguimiento, nacionalizacion/libreracion (cuando aplique) y auditoria. (No incluye creacion de nuevas plataformas). Contenido minimo: Compilacion y control de versiones de documentos clave (factura, lista de empaque, documentos de transporte, certificados, autorizaciones y otros). Checklist de requisitos para importacion, nacionalizacion y/o liberacion (cuando aplique). Verificacion de completitud y consistencia documental. Producto N. 5: Informe analitico ad hoc para la toma de decisiones. Descripcion: Productos analiticos orientados a apoyar la gestion y la toma de decisiones, elaborados con informacion proveniente de los sistemas institucionales y en coordinacion con IMT cuando corresponda. Su alcance, formato y oportunidad de entrega se acuerdan con la supervision, en funcion de necesidades operativas (sin desarrollo de sistemas). Tipos de productos: Notas informativas. Tableros o resumenes ejecutivos. Analisis de tendencias (tiempos de proceso, causas recurrentes de retrasos, cumplimiento de hitos). Recomendaciones tecnicas para la optimizacion de procesos y la coordinacion interinstitucional. Producto N. 6: Informe de coordinaciones, acuerdos y orientaciones operativas. Descripcion: Registro sistematizado de las coordinaciones tecnicas y administrativas realizadas con la Oficina de Pais, la Sede Regional, contrapartes nacionales y actores involucrados en la gestion de pedidos, que evidencie orientaciones operativas brindadas, acuerdos, responsables, plazos y compromisos de seguimiento, para asegurar el flujo oportuno de informacion y la comprension de procesos, responsabilidades, plazos y entregables asociados. Contenido minimo: Bitacora de coordinaciones (fecha, participantes, tema, acuerdos y proximos pasos). Orientaciones operativas emitidas (procedimientos/lineamientos aplicables a los Fondos y normas internas relacionadas con seguimiento, trazabilidad documental y comunicacion de procesos). Matriz de compromisos con responsables, plazos y estado de avance. Evidencias de comunicacion/derivacion (cuando corresponda, segun canales institucionales). El monto total a pagar por la consultoria es de PEN 127,152.00. El pago se realizara de acuerdo con la distribucion indicada en estos terminos de referencia, una vez que el/la Gerente del Proyecto otorgue su conformidad a los productos acordados, segun se detalla a continuacion: Producto 1: Informe de seguimiento del ciclo de pedidos, embarques y entregas, pagadero a los 30 dias de la firma del contrato PEN 19,072.00 (15%) Producto 2: Informe tecnico sobre el soporte brindado a la planificacion de la demanda del Fondo Rotatorio y del Fondo Estrategico, pagadero a los 80 dias de la firma del contrato PEN 12,715.00 (10%) Producto 3: Informe de incidencias y plan de accion de seguimiento, pagadero a los 140 dias de la firma del contrato PEN 19,072.00 (15%) Producto 4: Informe de trazabilidad y expediente documentario por embarque, pagadero a los 200 dias de la firma del contrato PEN 25,430.00 (20%) Producto 5: Informe analitico ad hoc para la toma de decisiones, pagadero a los 270 dias de la firma del contrato PEN 12,715.00 (10%) Producto 6: Informe de coordinaciones, acuerdos y orientaciones operativas, pagadero a los 360 dias de la firma del contrato PEN 38,148.00 (30%) TOTAL A PAGAR: PEN 127,152.00 3. Competencias: Analisis, sintesis y redaccion tecnica de informes. Coordinacion, articulacion interinstitucional y relacionamiento con actores clave, con enfoque intercultural. Planificacion, priorizacion y orientacion a resultados (cumplimiento de plazos). Trabajo colaborativo y comunicacion efectiva. 4. Habilidades/Conocimientos Tecnicos Especializados: Capacidad de analisis, planificacion, organizacion y monitoreo de procesos logisticos y de abastecimiento. Habilidades de coordinacion y comunicacion para interactuar fluidamente con actores e instituciones. Competencias en analisis de datos para seguimiento logistico: elaboracion de tableros y reportes en Power BI (deseable), modelamiento basico de datos y manejo de indicadores (KPI) para alertas tempranas y toma de decisiones. Habilidad para coordinar con multiples actores (OPS/OMS, Sede Regional, MINSA/CENARES, operadores logisticos), asegurando trazabilidad, acuerdos y seguimientos. Deseable: experiencia con automatizacion de flujos y estandarizacion de reportes (Power Automate/Power Apps u otras herramientas equivalentes) y uso de herramientas de IA moderna para apoyo en redaccion, sintesis y analisis (p. ej., Copilot), conforme a politicas de seguridad y confidencialidad de la Organizacion. 5. Educacion (Calificaciones) : Esencial: Titulo profesional: Quimico(a) Farmaceutico(a) o Ingeniero(a) Industrial (con enfoque en logistica/cadena de suministro). Deseable: Haber recibido cursos complementarios en gestion logistica, abastecimiento, adquisiciones y/o cadena de suministro 6. Experiencia: Esencial: Experiencia general: minimo cinco (05) anos en gestion logistica, adquisiciones y/o cadena de suministros (sector publico o privado). Deseable: Experiencia en entidades del sector salud (p. ej., DIGEMID o CENARES) o en procesos vinculados a medicamentos/vacunas. Conocimiento de la normativa nacional aplicable a medicamentos y vacunas (incluye requisitos regulatorios, aduaneros y tributarios relacionados con importacion/nacionalizacion/liberacion, cuando corresponda). Conocimiento demostrado de procesos de gestion de suministros estrategicos en el MINSA. 7. Idiomas: Esencial: Muy buen conocimiento del idioma espanol. Deseable: Conocimiento de otro idioma reconocido por el Sistema de Naciones Unidas (ingles, portugues, frances). 8. Conocimiento de Sistemas de Computo: Dominio de Microsoft 365 (Excel avanzado, Word, Outlook y Teams, Internet,) y buenas practicas de gestion documental en SharePoint/OneDrive. Hojas de calculo y presentaciones, asi como los sistemas de planificacion y sistemas de informacion de gestion. 9. Otros : Se requiere disponibilidad inmediata. La consultoria es por un periodo de un doce (12) meses. Cobertura de seguro de accidente. Esta posicion esta disponible para ciudadanos/as peruanos/as y/o residentes permanentes en el Peru, con permiso de trabajo vigente.Include summary of terms of reference (TORs) and attach full description of ToRs ADDITIONAL INFORMATION This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level. Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments falling in this area of work or for similar requirements/tasks/deliverables. Inclusion in the Roster does not guarantee selection for a consultant contract. There is no commitment on either side. Only candidates under serious consideration will be contacted. All applicants are required to complete an on-line profile to be considered for this consultancy. For assessment of your application, please ensure that your profile in the PAHO Career page is updated; all experience records are entered with elaboration on tasks performed at the time. Kindly note that CV/PHFs inserted via LinkedIn are no accessible. A written test may be used as a form of screening. If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. PAHO/WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/ . PAHO will also use the databases of the Council for Higher Education Accreditation http://www.chea.org/search/default.asp and College Navigator, found on the website of the National Centre for Educational Statistics, https://nces.ed.gov/collegenavigator to support the validation process. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review. Any appointment/extension of appointment is subject to PAHO/WHO Regulations, and e-Manual. For information on PAHO please visit: http://www.paho.org PAHO/WHO is committed to providing a respectful and supportive workplace for all personnel . PAHO is an ethical organization that maintains high standards of integrity and accountability. People joining PAHO are required to maintain these standards both in their professional work and personal activities. PAHO also promotes a work environment that is free from harassment, sexual harassment, discrimination, and other types of abusive behavior. PAHO conducts background checks and will not hire anyone who has a substantiated history of abusive conduct. PAHO personnel interact frequently with people in the communities we serve. To protect these people, PAHO has zero tolerance for sexual exploitation and abuse. People who commit serious wrongdoings will be terminated and may also face criminal prosecution. PAHO/WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco. Applications from women and from nationals of non and underrepresented Member States are particularly encouraged. Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority. The execution of the work under a consultant contract does not create an employer/employee relationship between PAHO and the Consultant. PAHO/WHO shall have no responsibility whatsoever for any taxes, duties, social security contributions or other contributions payable by the Consultant. 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